Manager, Production Administration (Contract)

Qui nous sommes
Faites partie de l'équipe qui donne vie à trois événements culturels incontournables du Québec. Au cœur du Quartier des spectacles, le Festival International de Jazz de Montréal, les Francos de Montréal et Montréal en Lumière rassemblent chaque année des millions de festivaliers et contribuent au rayonnement de la culture québécoise bien au-delà de nos frontières. Qu'il s'agisse de célébrer le jazz sous toutes ses formes, la chanson d'expression francophone ou l'hiver montréalais à travers la gastronomie, les arts et la Nuit blanche, ces festivals jouent un rôle essentiel dans la vitalité culturelle, économique et touristique de Montréal. Une occasion unique de mettre votre créativité au service d'événements qui marquent la vie culturelle montréalaise depuis des décennies. 

Raison d’être du poste
Relevant du Directeur, opérations production, vous serez responsable assurer la gestion de l’ensemble des activités administratives du département et participer à certains aspects des opérations des événements. De plus, le gestionnaire et ses adjoints assisteront l’équipe de direction en effectuant des tâches de soutien connexes à son mandat. 

En tant que Gestionnaire administratif, production, vos responsabilités seront de : 

• Superviser, préparer, classer et transmettre à la paie (via Dayforce) les formulaires d’embauches pour le personnel temporaire du département; 

• Aider les coordonnateurs et gestionnaires à la saisie des feuilles de temps;  

• Valider et autoriser les feuilles de temps dans le logiciel de paie;  

• Recruter et former un adjoint pour la période estival.  

• Traiter les factures dans le logiciel Business Central, les faire signer par le gestionnaire et/ou directeur concerné puis les transmettre à la comptabilité;  

• Faire la consolidation des cartes de crédits à tous les mois;  

• Faire les rapports de dépenses et de petites caisses;  

• Préparer les bons de commande, les faire signer puis les envoyer aux fournisseurs;  

• Classer les différents documents dans les dossiers numériques; 

• Balancer les budgets à la fin de l’année financière;    

• Assister les directeurs/gestionnaires dans la préparation de certains documents;

Nous voulons vous rencontrer si vous avez les qualifications suivantes : 

• DEC en administration, ou équivalent 

• Minimum de 5 ans d'expérience en administration 

• Expérience dans l’organisation d’événement (atout) 

• Connaissance de la suite Microsoft Office (connaissance particulière : Business central, Excel, SAP, Dayforce) 

• Grande disponibilité pendant les événements, rigueur, organisation et minutie    

• D’excellentes aptitudes en communication écrite et orale en français 

Notre culture 

Au Festival International de Jazz, nous favorisons une culture inclusive, visant l’embauche de personnes provenant de divers horizons et ayant des expériences variées. Nous offrons un lieu de travail inclusif où les employés peuvent se démarquer et mettre à profit leur unicité et leurs talents pour innover et atteindre leur plein potentiel. Toutes les candidatures seront étudiées, toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. 

* L'usage du genre masculin a pour unique but d’alléger le texte.