Senior Coordinator, Events, Operations & Contracts

• Gérer et maintenir les calendriers de locations et les horaires des événements.
• Coordonner les options, réservations, confirmations et modifications aux événements.
• Préparer et coordonner les ententes de location, contrats, factures et autres documents requis.
• Effectuer le suivi auprès des clients concernant la signature des ententes et les documents manquants.
• Agir comme personne-ressource principale auprès des clients tout au long du processus de planification et effectuer des suivis réguliers avec ces clients afin de bien comprendre leurs besoins, échéanciers, exigences opérationnelles et demandes particulière.
• Coordonner la collecte des informations nécessaires auprès des clients, notamment les horaires, besoins de production, accès, besoins en personnel, besoins techniques et autres détails liés à l’événement.
• Entrer et maintenir les budgets, prévisions et projections des événements dans les systèmes de l’organisation.
• S’assurer que les informations financières liées aux événements sont maintenues à jour lorsque les détails ou les besoins des clients évoluent.
• Effectuer le suivi des revenus, dépenses et autres informations financières pertinentes.
• Collaborer avec le département des Finances et les autres parties prenantes concernant les dépôts, la facturation, les paiements et les suivis financiers.
• Être disponible sur place lors des événements.
• Supporter les équipes lors des Festivals (contrats et règlements financiers).

Nous voulons vous rencontrer si vous avez les qualifications suivantes 

• Baccalauréat en Administration ou tout autre domaine connexe
• 1-2 ans d’expérience dans un domaine connexe
• Faire preuve d’une excellente communication verbale et écrite;Capacité de gérer un haut volume de contrats (plus de 600 contrats et règlements);
• Solides compétences organisationnelles;
• Capacité de résolution de problèmes;
• Excellente capacité d’adaptation et gestion du changement;
• Capacité de gérer des priorités dans des délais serrés, faire preuve de débrouillardise;
• Capacité à travailler en semaine, en soirées et les fins de semaines, au besoin;
• Une expérience dans le secteur du divertissement, un atout.